Internetowa rejestracja pacjentów, platforma automatycznej komunikacji z pacjentami, rejestracja pacjentów przez internet, internetowa rejestracja wizyt, internetowa rezerwacja wizyt

Dość długo poszukiwałem oprogramowania, które umożliwiłoby mi skuteczne zarządzanie dwoma gabinetami ortodontycznymi w Szczecinie i w Koszalinie, a także które przy okazji wyręczyłoby mnie w czasochłonnych pracach administracyjno-marketingowych. Zależało mi w szczególności na tym, aby taki system spełnił wszystkie moje wymagania pod względem funkcjonalnym, jak również aby był on jednocześnie intuicyjny i prosty w obsłudze. Po dość rozległej analizie porównawczej, mój wybór padł na platformę iGabinet i jak się szybko okazało, był to przysłowiowy strzał w dziesiątkę, ale po kolei...

Po pierwsze w pakiecie otrzymałem nową stronę internetową, do której projekt został opracowany przez grafika zgodnie z moimi wytycznymi i kolorystyką wykorzystaną w gabinetach. Efekty wizualne są wyjątkowo satysfakcjonujące, a dodatkowo iGabinet zapewnia wygodne narzędzia administracyjne, za pomocą których sam mogę te stronę rozbudowywać, gdyż nie jest to w żaden sposób ograniczone.

Platforma iGabinet dostarczyła również potężnego systemu do zarządzania obiema placówkami, a także do gromadzenia informacji o pacjentach, ich wizytach i wykonanych zabiegach. Jak się okazało, obsługa wizyt i zabiegów może zostać "skrojona na miarę" pod kątem specjalizacji medycznej, czym zajmują się operatorzy podczas wstępnej instalacji. Dzięki temu, przy opisach wizyt gromadzę wyłącznie informacje, które są istotne z punktu widzenia ortodoncji. Muszę przyznać, że są to naprawdę przemyślane mechanizmy, znacznie poprawiające organizację i wydajność pracy.

No i rzecz najciekawsza - teraz mogę precyzyjnie wyznaczyć moim pacjentom terminy przyjęć, na które mogą się oni samodzielnie zapisać. Ponieważ odbywa się to poprzez stronę internetową, pacjenci są w stanie dokonać wszelkich formalności rejestracyjnych praktycznie o dowolnej porze, siedząc wygodnie przed komputerem. Zapewnia to wygodę i pacjentom, i mnie, gdyż znacznie rzadziej muszę odrywać się od swoich obowiązków, aby np. odebrać telefon od pacjenta pragnącego umówić się na wizytę.

Równie istotną funkcją oferowaną przez iGabinet są automatyczne przypomnienia i powiadomienia przesyłane pacjentom w postaci wiadomości SMS i poczty e-mail. Teraz mam pewność, że każdy z pacjentów zostanie odpowiednio wcześniej powiadomiony o zbliżającym się terminie wizyty, jak również po określonym czasie każdy z nich zostanie zaproszony na wizytę kontrolną. Dzięki temu rozwiązaniu, zmniejszył się odsetek wizyt, które nie dochodziły do skutku w sytuacji, gdy pacjent zapomniał o terminie wizyty. W podobnym tonie, teraz powiadomienie pacjenta o przesunięciu terminu wizyty, lub wręcz jej odwołaniu jest kwestią kilku kliknięć myszą.

Pomijając samo oprogramowanie, na szczególną uwagę zasługuje również świetna obsługa techniczna i wsparcie ze strony operatorów platformy iGabinet, którzy udzielają licznych sugestii dotyczących wykorzystania pełnego potencjału systemu, a także rozwiewają wątpliwości i rozwiązują wszelkie problemy, często wykonując wiele prac za mnie. W ten sposób, mój początkowy postulat o to, aby system był przyjazny i wygodny w obsłudze, został spełniony z nawiązką.

Niniejsza kombinacja świetnego oprogramowania oraz pełnej obsługi informatycznej, w 100% zdaje egzamin i w mojej opinii stanowi kompletne rozwiązanie, mogące sprostać najwyższym wymaganiom dowolnej placówki medycznej. Jest również rozwiązaniem, które wbrew pozorom wcale drogo nie kosztuje, oferując wyjątkowo korzystny stosunek wartości do ceny.

Moi pacjenci doceniają wygodę samodzielnej rejestracji, automatycznych powiadomień i pozostałych innowacji, które wprowadziły zupełnie nową jakość obsługi, niespotykaną jak dotąd wśród gabinetów ortodontycznych. Warto także wspomnieć, że pierwsze rezerwacje przez Internet pojawiły się w niecałą godzinę po uruchomieniu platformy, bez jakichkolwiek zabiegów marketingowych z mojej strony! Jest to chyba najlepszy dowód na to, że niniejsze rozwiązanie jest wyjątkowo intuicyjne i przyjazne w obsłudze dla pacjentów!

To wszystko powoduje, że mogę szczerze polecić platformę iGabinet każdemu!

O platformie iGabinet dowiedziałam się stosunkowo niedawno, kiedy byłam w trakcie poszukiwań firmy, która stworzyłaby stronę internetową do mojego nowootwartego gabinetu psychologicznego, za pomocą której mogłabym przedstawić ofertę swoich usług terapeutycznych. Muszę przyznać, że początkowo nie miałam pojęcia, że w ogóle istnieje aż tak zaawansowane rozwiązanie, które jak się później okazało, było w stanie zapewnić mi o wiele więcej, niż mogłabym się spodziewać.

Już na wstępie zdradzę, że choć po zapoznaniu się z ofertą platformy iGabinet od samego początku byłam przekonana iż inwestycja zapewni mojemu gabinetowi najnowocześniejszą obsługę pacjentów, to właśnie... opłaty wydawały mi się pewną barierą, szczególnie ciężką dla nowego gabinetu psychologicznego. Tak czy owak, po pewnym okresie wahania, postanowiłam zaryzykować i zdecydowałam się na zamówienie. Choć już na wstępie mogę z całym przekonaniem stwierdzić,  że jestem w pełni usatysfakcjonowana moim nowym narzędziem, postaram się nieco dokładniej podzielić z Państwem wrażeniami z jego zastosowania w moim gabinecie.

Po pierwsze jestem bardzo zadowolona z pracy, którą w ramach wdrożenia wykonali graficy, projektując dla mojego gabinetu zarówno unikalną stronę WWW, jak też pozostałe elementy składające się na całość tzw. identyfikacji wizualnej (m.in. motywy kolorystyczne wnętrza gabinetu, projekt wizytówek, itp.). Jestem bardzo zadowolona z uzyskanych efektów wizualno-estetycznych, zresztą zachęcam Państwa do odwiedzenia strony internetowej gabinetu i samodzielnej oceny.

Poza samą stroną internetową i narzędziami do jej aktualizacji, platforma iGabinet oferuje również system zarządzania gabinetem. Po pierwsze mogę zapisywać w systemie pacjentów, przez co kompletnie nie muszę już korzystać w tym celu z kalendarza, a po każdej wizycie mogę tam wygodnie zapisać wszystkie informacje dotyczące przebiegu każdej sesji terapeutycznej. Cała obsługa jest naprawdę bardzo prosta i zajmuje maksymalnie kilka minut.

No i na koniec prawdziwa rewelacja - możliwość samodzielnej i dyskretnej rezerwacji wizyt terapeutycznych przez moich pacjentów na terminy, które im ówcześnie wyznaczę. Nie jestem w stanie podkreślić, jak bardzo przydatna jest to możliwość, szczególnie w branży psychologicznej, gdzie nadal dla wielu pacjentów udział w sesjach terapeutycznych u psychologa są rzeczą wstydliwą i czymś, co chcieliby zachować w tajemnicy. Tak czy owak, pacjenci mojego gabinetu nie mają już tego problemu - dyskrecja gwarantowana, już na etapie umawiania wizyty!

Nie mogłabym również nie napomknąć o rewelacyjnych powiadomieniach przesyłanych pacjentom, w momencie gdy z jakichkolwiek powodów jestem zmuszona przełożyć, lub anulować wizytę. Taka operacja w systemie zajmuje mi kilka sekund, a pacjent zostaje błyskawicznie o tym poinformowany za pomocą maila i SMS-a. Choć jest to niewątpliwie bardzo przydatna funkcja, to jednak blednie ona w porównaniu do automatyki, jaką platforma iGabinet oferuje (jak zresztą sam podtytuł wskazuje). Chodzi oczywiście o w pełni automatyczne powiadomienia: przypominanie pacjentom o zbliżających się wizytach, zapraszanie ich na kolejne wizyty po określonym czasie (idealne w przypadku sesji cyklicznych), a nawet składanie pacjentom życzeń urodzinowych w moim imieniu, (czego pewnie nie mogłabym monitorować indywidualnie).

Muszę przyznać, że szczególnie w tych ostatnich funkcjach platformy iGabinet dopatruję się wyjątkowej wartości tego systemu, gdyż dba on automatycznie i nieustannie o marketing usług mojego gabinetu, pomagając mi utrzymywać z moimi pacjentami pozytywne kontakty.

Jestem również zadowolona z obsługi, jaką zapewniają operatorzy platformy, gdyż pomagają oni we wszystkich ustawieniach, jak również na bieżąco rozwiązują wszystkie napotkane przeze mnie problemy, szczególnie częste w początkowej fazie korzystania z systemu. Najbardziej jednak satysfakcjonuje mnie świadomość tego, że mój gabinet jest obecnie jednym z najnowocześniejszych w branży psychologicznej, co zresztą potwierdzają moi pacjenci, którzy są wyraźnie zadowoleni z komfortu i co najważniejsze - dyskrecji, jaką daje im rejestracja przez Internet.

Muszę przyznać, że choć z początku opłaty za platformę iGabinet mogą się wydawać dość wysokie, jak na nowy indywidualny gabinet psychologiczny, to jednak biorąc pod uwagę wszystkie możliwości i kompleksowość zapewniającą stałą pomoc, rozwój i aktualizacje w cenie - system jest absolutnie wart swojej ceny. Odnośnie opłat, to muszę wspomnieć, że kilka firm oferujących wspomnianą już identyfikację wizualną, pobiera pięciocyfrowe sumy za sam projekt, na który zresztą trzeba czekać ponad miesiąc! Tutaj to wszystko otrzymałam "w pakiecie" za znacznie mniejsze pieniądze, a zarówno projekt, jak i cała instalacja oraz konfiguracja zostały wykonane w przeciągu tygodnia.

Mogę z czystym sumieniem polecić iGabinet wszystkim gabinetom i klinikom psychologicznym. U mnie sprawdza się on wyśmienicie, a entuzjastyczne reakcje pacjentów, jak i ich powiększająca się z tygodnia na tydzień liczba spowodowały, że szybko przestałam się przejmować jakimikolwiek opłatami ;)